3 Redenen om om te werken met een projectmanagement tool

3 Redenen om om te werken met een projectmanagement tool

De meest gebruikte project management tool is misschien wel Microsoft Excel. Veel projectmanagers gebruiken spreadsheets om bijvoorbeeld:

  • Een project planning te maken
  • Het budget op te stellen
  • De taken te verdelen
  • Een voortgangsrapportage te maken

Excel is dus een handige tool die voorziet in een basisvoorziening. Maar vergeleken met online project management tools kent Excel een aantal beperkingen. Denk daarbij aan:

  • Online samenwerking
  • Efficient projectmanagement
  • Foutgevoeligheid


Online samenwerking

Met een online projecten tool is het mogelijk om samen te werken. Waardevolle informatie over het project kan gedeeld worden. Met een goede tool heeft het gehele team heeft inzicht in de status van activiteiten. Projectleden weten welke taken er op hun naam staan. Teamleden kunnen de tool gebruiken om hun uren te registeren en de financiële administratie kan facturen op de projecten boeken. Hierdoor heeft de projectmanager inzicht in de werkzaamheden en kunnen afwijkingen van het plan sneller gedetecteerd worden.

Efficiënt projectmanagement

Zaken die in Excel veel tijd kosten kunnen in een projectmanagement tool vaak sneller gedaan worden. Bijvoorbeeld:

  • Het verschuiven van een balkenplanning
  • Het maken van een project rapportage
  • Aggregeren van gegevens op een hoger niveau
  • Het toebedelen van taken aan teamleden

Een goede tool laat ook direct de afwijkingen op het plan zien. Dreigen er meer uren nodig te zijn dan gepland? Of zijn de verwachtte kosten toch hoger dan begroot? Deze zaken vallen dan gelijk op in de diverse overzichten.

Foutgevoeligheid

Een (reken) foutje in Excel is snel gemaakt. Als projecten groter en complexer worden kan dit tot problemen leiden. Met name bij het maken van rapportages of het aggregeren van gegevens op een hoger niveau is het risico op fouten aanwezig. Als projectmanager is er niks vervelender dan dat er gestuurd wordt op basis van verkeerde informatie. Een projectmanagement tool voorkomt deze rekenfouten en zorgt voor één kloppende project administratie.

Conclusie

Het gebruiken van een professionele oplossing is noodzakelijk voor organisaties die succesvol projecten willen uitvoeren.


Facebook logo Twitter logo Google Plus logo
© 2015 prinzi, het auteursrecht van dit artikel ligt bij de auteur. Zonder toestemming van de auteur is vermenigvuldiging verboden.