Nu kan je ook snapshots maken in je projectmanagement software - 4 redenen waarom je dit echt moet g

Nu kan je ook snapshots maken in je projectmanagement software - 4 redenen waarom je dit echt moet g

Met snapshots maak je een momentopname van je project. Het is een van functies die voorheen alleen beschikbaar was in IT software voor het maken snapshots als back-up onderdeel. Maar sinds kort is deze ook beschikbaar in de projectmanagement software. Heel erg mooi want het kan de manager nu een snel en gedegen overzicht geven van een lopend project, De snapshot is zo handig omdat het overzicht van alle onderliggende activiteiten in een project, Deze momentopnames kan je vervolgens bijvoorbeeld wekelijks ontvangen via de mail. Op deze manier heb een mooie balans van het project in een grafische weergave. En weet je in een oogwenk waar je staat, Je kunt snapshots maken op veel gebieden. We geven je hieronder vier handigste waarvoor je een snapshot kan inzetten.



1. Maak een snapshot om het begrotingsverschil in de gaten te houden

Door een snapshot te maken van een begrotingsverschil kun je het verwachtte begrotingsresultaat bij afronding van het project. Met de snapshot kan je dan zien of het verschil toe- of afneemt ten opzichte van de week ervoor. Op deze manier kan je een goede bewaking uitvoeren over je begroting en zorgen dat deze niet bepaalde grenzen overschrijdt.

2. Bekijk of er een planningsverschil onstaat

Naast de begroting is het ook belangrijk om de uren in de gaten te houden natuurlijk. Zijn er genoeg uren beschikbaar om het project intern af te ronden of zal de resource planning ervoor moeten zorgen dat er een externe partij wordt ingeschakeld om de klus te klaren. Door hier een wekelijks overzicht te maken kan op tijd extra paardenkrachten worden ingeschakeld. Het is tevens een hele handige functie voor het verdelen van uren over meerder projecten. De ene opdracht zal sneller verlopen dan de andere bijvoorbeeld. Door het overzicht kan je bekijken er geschoven kan worden met de uren.

3. Hoe staat het met de voortgang?

Misschien wel het hart van het hele projectmanagement, hoe staat het met de voortgang? Je kunt bekijken welke activiteiten zijn afgerond in de afgelopen week. En welke projecten afgerond hadden moeten worden maar de deadline niet gehaald hebben. Je kunt op deze wijze bepalen of er zaken zijn die prioriteit hebben boven de ander. Zeer effectief om de kwaliteit van het project te waarborgen.

4. maak een logboek van de activiteiten

Door een activiteitenlogboek te maken kan je zien welke medewerkers. Je kan per activiteit en per medewerker de totaal aantal geplande uren zien. Als projectmanager kan je hierdoor direct afwijkingen zien in de geplande uren tov de werkelijk besteedde uren. Een must have voor de effectieve project manager. Zoals je ziet kan maken van de momentopnames leiden tot heldere overzichten die ervoor kunnen zorgen dat een project soepeler en effectiever gaat lopen. Snel in gaan zetten dus.

Helaas ondersteund niet elke planningssoftware deze functie. Een pakket die deze wel ondersteund is Timewax.nl Zij bieden de optie aan in een minimalistische versie in de normale versie en in een uitgebreide versie in de Plus versie. Voor je management dus een goede online tool om te gebruiken. Succes ;)


Facebook logo Twitter logo Google Plus logo
© 2015 Bart, het auteursrecht van dit artikel ligt bij de auteur. Zonder toestemming van de auteur is vermenigvuldiging verboden.