Evenement organiseren? Denk ook aan de benodigdheden voor op- en afbouw

Evenement organiseren? Denk ook aan de benodigdheden voor op- en afbouw

Ga je een evenement organiseren? Dan zijn er vast al talloze checklists die je hebt afgevinkt om te controleren of je echt niets vergeten bent. Inmiddels heb je een concreet idee voor het evenement op papier, een organisatieteam samengesteld en een budget bepaald. Nu is het zaak om een crew voor de dag (of dagen) samen te stellen en op zoek te gaan naar leveranciers voor bijvoorbeeld tenten en rijplaten. Denk hierbij aan catering, maar ook aan leveranciers die je nodig hebt bij de op- en afbouw van het evenement. Wij zetten een aantal benodigdheden op een rijtje die je bij de op- en afbouw echt niet kan missen. 



De locatie en de opbouw daarvan

Een evenement kun je intern organiseren, zoals het omtoveren van jouw eigen kantoorpand of bedrijfskantine. Ook is een externe locatie mogelijk, zoals het huren van party- of congrescentra. Pak je het groots aan? Dan kun je kiezen voor een externe locatie in de openlucht, zoals het strand, aan de gracht of op een groot (leeg) terrein waar je de opbouw helemaal zelf in handen hebt. Althans, bijna helemaal. Want je hebt een aantal leveranciers nodig om je bijvoorbeeld de volgende benodigdheden te leveren:

 

  • Een partytent of meerdere partytenten, het is tenslotte wel zo fijn als bezoekers droog staan én het brengt een gezellige sfeer met zich mee

  • Platen, deze vormen een vlakke vloer zodat de ondergrond beschermt blijft en voorkomt dat bezoekers struikelen

  • Garderobe, bezoekers willen niet de hele dag met hun jas om de arm hoeven lopen

  • Een bar en eventueel kleine terrasjes, meestal kan een cateraar dit allebei leveren

  • Eventueel een podium voor muziek, een tentoonstelling of toneel

  • Techniek, zoals geluidstechniek, audiovisuele middelen en basislicht

  • Facilitaire voorzieningen, zoals toiletten

 

Als laatste tip: controleer of de locatie goed bereikbaar is met de auto of het openbaar vervoer. Ook is het hebben van één of meerdere parkeerwachten een optie, omdat dit verwarring en opstopping in verkeer voorkomt. 

 

De afbouw van het evenement

De meeste leveranciers komen hun eigen producten ook weer ophalen, dus in dat geval kunnen ze jou en jouw crew helpen met afbouwen. Het is wel zo prettig om producten weer schoon af te leveren. Zeker het terrein zelf moet netjes achter gelaten worden als je dit huurt van een particulier, bedrijf of van de gemeente. Jouw crew kan dit uiteraard zelf doen, maar je kan ook een bedrijf laten komen voor reiniging na afloop van het evenement. Dit scheelt jouzelf een hoop geklungel en het gebeurt vaak ook sneller. 


Facebook logo Twitter logo Google Plus logo
© 2015 herbertdehaard, het auteursrecht van dit artikel ligt bij de auteur. Zonder toestemming van de auteur is vermenigvuldiging verboden.